Caso de Éxito
Optimización de Procesos en el Servicio Técnico Médico
En el competitivo sector del equipamiento médico, la eficiencia y precisión son cruciales. Nuestro cliente, una empresa especializada en mantenimiento, reparación y venta de equipos médicos, enfrentaba serios desafíos en la gestión de presupuestos y seguimiento de trabajos. Con nuestra solución de software a medida, transformamos su operación diaria, mejorando significativamente el proceso de ventas, la productividad y la satisfacción del cliente.
Desafíos Iniciales
Esta empresa, dedicada a la venta, alquiler y servicio técnico de equipamiento médico, se encontraba ante varios obstáculos antes de la implementación del software:
- Pérdida de oportunidades de venta: Los presupuestos demoraban en ser confeccionados, y luego no se seguían adecuadamente. Esto resultaba en pérdida de algunas ventas y de ingresos.
- Ineficiencia en la gestión de presupuestos: El proceso manual de armado de los documentos en Word, y su posterior seguimiento mediante Excels, consumía mucho tiempo de trabajo, y daba lugar a errores.
- Problemas en la facturación de trabajos realizados: En ocasiones, los presupuestos por trabajos realizados, no eran cobrados por una falta de control adecuado .
Solución Implementada
Para abordar estos desafíos, se desarrolló un software a medida con enfoque en la automatización de presupuestos en primer lugar. Y luego órdenes de trabajo y otras áreas:
- Automatización de presupuestos:
- El nuevo sistema permitió generar presupuestos rápidos y precisos. E inmediatamente enviarlo a los clientes.
- Se estableció un flujo de trabajo automatizado para el seguimiento de presupuestos pendientes.
- Los presupuestos luego pueden ser asociados a otros documentos y activos de la empresa, como órdenes de trabajo, facturas, recibos y equipos.
- Gestión integral de órdenes de trabajo:
- El software centralizó la gestión de órdenes de trabajo, agilizando el proceso.
- Las órdenes se pueden clasificar y ubicar rápidamente en base a los parámetros utilizados por la empresa como sector, tipo de servicio o equipo afectado.
- Control de horarios y asistencia:
- Después de la implementación inicial, se agregó un módulo de control de horarios.
- La función incluye fichaje mediante una app móvil, que registra la ubicación del técnico en caso de estar brindando servicios fuera de la empresa.
Resultados Transformadores
La adopción del software generó beneficios significativos:
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Mejora en la precisión y rapidez de los presupuestos:
Gracias a la automatización, los presupuestos ahora se generan con mayor precisión y en menos tiempo. Esto no solo reduce la pérdida de ventas, sino que también mejora la imagen profesional de la empresa ante los clientes.
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Reducción de errores y retrabajos:
Al centralizar la gestión de presupuestos y órdenes de trabajo, se minimizan los errores y se evita el retrabajo. Esto se traduce en una mayor eficiencia operativa y una mejor utilización de los recursos.
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Mayor visibilidad y control:
El software proporciona una visión completa de las operaciones, lo que permite a la empresa anticiparse a problemas y tomar decisiones informadas. La asignación de recursos se optimiza, lo que contribuye al éxito general del negocio.
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Capacidad de análisis y mejora continua:
Con datos accesibles y transparentes, la empresa puede analizar tendencias, identificar áreas de mejora y ajustar su estrategia según sea necesario.
En resumen, la implementación del software optimizó los procesos clave, redujo tiempos y errores, y mejoró la toma de decisiones. Esto impulsó la eficiencia operativa y fortaleció la posición competitiva de la empresa, permitiendo ofrecer un servicio de mayor calidad.
