Blog

¿Te cuesta saber qué está pasando en tu empresa si no estás vos?

Introducción

Te vas una tarde y ya no sabés qué se hizo, qué se entregó, qué quedó pendiente… y al volver, la única forma de enterarte es preguntando a cada persona. Si no estás vos, parece que la empresa se detiene o, peor, que funciona a ciegas. Es común en pymes de servicios (sobre todo familiares) donde todo termina pasando por el dueño.

Por qué pasa esto

  • No hay un registro claro de tareas, pedidos o servicios.
  • La info está dispersa: mensajes de WhatsApp, papeles sueltos, emails y planillas desconectadas (cada una con su versión).
  • No existe un sistema unificado donde todos carguen lo que hacen.
  • Los procesos no están escritos: cada uno “lo hace como puede”.
  • Falta un tablero de control con estados y responsables.

Así, nadie tiene una visión completa. El único que medio la tiene sos vos, a costa de estar todo el tiempo encima.

Consecuencias

  • Todo depende del dueño (o de un encargado): si esa persona no está, nadie sabe bien qué hacer ni cómo seguir. Un imprevisto genera cuello de botella.
  • Más errores: pedidos olvidados, clientes mal atendidos, entregas atrasadas, cobranzas que se pasan por alto.
  • Crecimiento frenado: cada paso requiere supervisión constante.

Sin visibilidad real, es imposible tomar buenas decisiones o anticipar problemas.

Cómo arrancar en 10 días (paso a paso y simple)

Elegí un solo proceso para empezar. Lo más común es producción y entrega de pedidos/servicios.

Día 1 – Enfoque
Definí el flujo mínimo: Ingreso → En curso → Listo para entregar → Entregado → Facturado → Cobrado.

Día 2 – Campos clave
Creá una plantilla con columnas: Cliente • Pedido/Servicio • Responsable • Estado • Próximo paso • Fecha prometida • Prioridad • Factura (Sí/No) • Cobro (Sí/No) • Notas.

Día 3 – Herramienta
Elegí algo liviano: Trello/Asana (tablero Kanban), Google Sheets (si querés simplicidad) o sistema a medida si necesitás permisos y reportes desde el día 1.

Días 4–5 – Carga inicial
Cargá solo lo activo y lo de las últimas 2 semanas. No inviertas horas en historia vieja.

Día 6 – Reglas de uso (10’)

  • Cada responsable actualiza su tarjeta cuando cambia algo.
  • Nada “avanza” si no está en el tablero.
  • Lo que no está, no existe (regla de oro).

Día 7 – Ritual diario (15’)
Mini stand‑up por área: ¿qué se entregó?, ¿qué sigue hoy?, ¿dónde estamos trabados?, ¿qué hay que facturar/cobrar?

Día 8 – Vistas por rol

  • Operativo: lo que tengo para hoy/semana.
  • Administración: Listo para facturar, Pendiente de cobrar.
  • Dirección: entregas a tiempo, atrasos, embudos.

Días 9–10 – Indicadores mínimos

  • % de entregas a tiempo (últimos 7/30 días).
  • Atrasos activos (>48 h).

Facturado vs. Cobrado de la semana.
Si un indicador no se mira, se borra.

Checklist diario (5 minutos por persona)

  • ¿Actualicé el estado de mis pedidos?
  • ¿Anoté el próximo paso con fecha?
  • ¿Marqué lo que está listo para facturar?
  • ¿Registré un bloqueo si dependo de otro?

Errores comunes y cómo evitarlos

  • Querer cargar todo desde el día 1 → Empezá con lo activo.
  • Demasiados campos → Usá solo los que decidiste; el resto, fuera.
  • Sin responsables claros → Cada tarjeta debe tener un responsable.
  • No revisar → Ritual diario corto; semanal de 30’ para limpiar pendientes.

¿Trello, planilla o sistema a medida?

  • Trello/Asana: rápido, visual, sin fricción. Ideal para validar el método.
  • Planilla (Google Sheets): bien para volúmenes chicos/medios, fácil de filtrar; se desordena si no hay reglas.
  • A medida (tipo ERP liviano): cuando necesitás permisos por rol, auditoría, integraciones (facturación, WhatsApp/email), reportes y vistas por cliente.

Señales de que necesitás un sistema a medida

  • Tenés múltiples locales o equipos y querés ver todo en una sola vista.
  • Necesitás trazabilidad (quién hizo qué y cuándo).
  • Querés integrar con facturación, cobranzas o soporte.
  • Pedís reportes que hoy te llevan horas a mano.
  • El tablero se volvió “tierra de nadie”.

Qué cambia cuando tenés visibilidad real

  • Menos dependencia de vos o de “ese encargado”.
  • Menos errores y más entregas a tiempo.
  • Mejores decisiones (prioridades claras y datos simples).
  • Más calma: sabés qué pasó, qué pasa y qué va a pasar.

Conclusión

Ver lo que pasa en tu empresa sin tener que estar físicamente es una señal de madurez. Te libera tiempo, reduce errores y te da la tranquilidad de que las cosas avanzan sin que tengas que estar encima de todo. Y lo mejor: hoy es más accesible que nunca.

👉 Si querés dar ese paso en tu empresa, conocé más sobre nuestros sistemas de gestión a medida o contactanos acá.

¿Te gustaría mejorar algún aspecto de tu pyme?

Completá este formulario y contanos qué estás necesitando. Te respondemos a la brevedad.

Mantenete al día con lo último en tecnología para Pymes

Suscribite a nuestro newsletter y recibí consejos exclusivos para hacer crecer tu negocio.