Cuando tenés una PyME de servicios en Argentina es normal saltar de un WhatsApp a un Excel y, entre medio, perder tiempo copiando y pegando datos. Más de una vez te habrá pasado por la cabeza: “Si todo esto se hablara entre sí, yo podría enfocarme en vender en lugar de apagar incendios”. Ahí aparece Zapier, la herramienta sin código que promete conectar tus aplicaciones en minutos. Pero ¿es la mejor jugada para tu negocio o terminarás necesitando un ERP a medida?
1. ¿Qué es Zapier y por qué genera tanta conversación?
- Automatizador sin código: creás zaps que unen más de 6.000 apps (Gmail, Slack, Google Sheets, etc.) sin escribir una línea de código.
- Servicio por suscripción: pagás en dólares según la cantidad de tareas que ejecutan tus flujos cada mes.
- Implementación rápida: en menos de una hora podés tener tu primer proceso funcionando.
2. Ventajas claras para una PyME de servicios
- Arranque exprés: ideal si no tenés programadores y necesitás resultados ya.
- Catálogo enorme de integraciones: es raro que la app que uses no esté disponible.
- Plan gratuito para probar: te permite validar una idea antes de poner dinero.
- Sin servidores propios: no tocás infraestructura ni mantenimiento.
- Delegable: cualquier empleado con un mínimo de criterio puede ajustar flujos simples y liberarte tiempo.
3. Contras y límites que hay que tener en cuenta
- Demora en la ejecución: un zap puede tardar hasta 15 minutos; no sirve para procesos que necesitan respuesta inmediata.
- Topes de uso: cada plan incluye una cantidad de tareas; si te pasás, Zapier te cambia de plan o cobra extras.
- Costos en dólares: si tu empresa crece y los zaps se multiplican, la factura mensual puede sorprenderte.
- Seguridad y normativa local: tus datos viajan por servidores externos. Consultá si necesitás acuerdos de confidencialidad o cumplir reglas de AFIP antes de automatizar procesos sensibles.
- Dependencia del proveedor: si Zapier cambia precios o políticas, migrar todo puede ser costoso y engorroso.
4. ¿Cuánto puede terminar costando?
El plan Professional arranca en 49 USD/mes, incluye hasta 2 000 tareas y está limitado a un solo usuario. Si necesitás que más de una persona cree o edite zaps, el Team (aprox. 69 USD/mes) es el mínimo indispensable: habilita usuarios adicionales, carpetas compartidas y control de permisos, aunque no alcances los topes de tareas.
¿Qué cuenta como tarea? Cada acción que Zapier ejecuta dentro de un flujo. Ejemplo: cuando entra un pedido desde tu web, (1) se agrega una fila en tu planilla de pedidos de Google Sheets, (2) se envía un correo de confirmación al cliente y (3) se crea un evento en tu calendario de entregas. Son tres tareas por cada pedido, aunque sea un único zap. Con 15 pedidos diarios, este flujo consume 1 350 tareas al mes (15 × 3 × 30).
Calcular el costo a futuro no es tan sencillo: cuantos más procesos automatices, más tareas sumarás y antes saltarás a un plan superior o pagarás extras. Por eso conviene proyectar cuántas veces se disparará cada zap y dejar un margen de crecimiento.
5. Zapier vs. software/ERP a medida. Zapier vs. software/ERP a medida
| Cuando elegir Zapier | Cuando ir por software o ERP a medida | |
| Complejidad del proceso | Reglas simples: “si entra un correo, copiá el adjunto”. | Lógica compleja, validaciones múltiples. |
| Tiempo para ponerlo en marcha | Horas o días. | Semanas/meses (pero 100 % adaptado). |
| Volumen de datos | Bajo a medio. | Medio y alto |
| Integraciones locales | No necesitás AFIP ni bancos argentinos. | Necesitás APIs locales o reglas específicas. |
| Control de costos | Bueno al inicio, impredecible con el crecimiento. | Inversión inicial mayor, costo marginal menor. |
6. ¿Pueden convivir Zapier y un ERP a medida?
Sí. Muchos dueños de PyME usan Zapier para tareas rápidas (enviar un correo de seguimiento, copiar leads de un formulario a un spreadsheet) mientras un ERP a medida maneja procesos centrales como facturación, contratos o reportes. Zapier funciona como un “pegamento” para lo pequeño; el ERP, como columna vertebral del negocio.
7. Mini‑guía en 3 pasos para decidir
- Listá tus procesos críticos y cuántas veces por mes ocurren.
- Estimá el valor de tu tiempo y comparalo contra los costos proyectados de Zapier y de un desarrollo a medida.
- Hacé una prueba piloto durante 30 días con un zap clave. Medí ahorro real y proyectá escalabilidad.
Conclusión: la automatización es un medio, no un fin
Zapier puede liberar horas valiosas de tu agenda hoy mismo. Pero a medida que tu PyME crece y los procesos se vuelven estratégicos, un ERP o integración a medida ofrece control total y costos más previsibles. Lo ideal: usá Zapier como solución táctica y pensá un sistema propio para los engranajes principales.
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