Enviar presupuestos por email es una práctica común en muchas PyMEs, pero puede ser frustrante cuando esos correos importantes terminan en la carpeta de spam del cliente, lo que reduce la probabilidad de que sean vistos y genera retrasos en la comunicación. Un email que llega correctamente puede hacer la diferencia entre ganar o perder una venta. A veces, los clientes están considerando a varios proveedores al mismo tiempo y pueden llegar a elegir a otro antes de siquiera ver nuestro presupuesto. Para evitar este problema, existen algunas estrategias clave que pueden mejorar la tasa de entrega de tus emails y asegurar que lleguen directamente a la bandeja de entrada del destinatario.

1. Usá un dominio profesional

Enviar correos desde un dominio profesional propio (ej. @tuempresa.com) en lugar de una cuenta gratuita (como @gmail.com o @yahoo.com) mejora la credibilidad de tus correos. Los proveedores de email suelen clasificar los correos con dominio propio como más confiables, lo cual reduce el riesgo de que terminen en la carpeta de spam.

2. Evitá palabras o frases típicas de spam

Los filtros de spam suelen detectar ciertas palabras o expresiones, como “¡Oferta!” “Descuento”. Intentá evitar estos términos en el asunto y en el cuerpo del mensaje cuando envíes presupuestos. En su lugar, optá por un lenguaje claro y profesional, enfocado en el contenido del presupuesto.

3. Personalizá los correos

Enviar correos masivos o genéricos puede hacer que tus emails sean clasificados como spam. Personalizá cada email de presupuesto incluyendo el nombre del destinatario, el nombre de la empresa y detalles específicos que demuestren que es un correo auténtico y no un mensaje automatizado.

4. Configurá correctamente tu dominio (SPF, DKIM y DMARC)

Los registros SPF, DKIM y DMARC son configuraciones en tu dominio que permiten a los servidores de email verificar la autenticidad de tus correos. Tener estos registros configurados ayuda a demostrar que tus emails realmente provienen de tu dominio y que no están siendo enviados por un tercero de forma fraudulenta. Esto reduce considerablemente el riesgo de que tus correos terminen en spam.

• SPF (Sender Policy Framework): especifica qué servidores están autorizados para enviar emails en nombre de tu dominio.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): verifica que el contenido del mensaje no haya sido alterado.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): establece políticas de autenticación para proteger tu dominio de emails falsificados.

Si no estás familiarizado con estas configuraciones, podés pedirle a tu proveedor de IT o de hosting que las configure. Es importante tener en cuenta que muchos proveedores no lo hacen por defecto si no se los pedís, ya que no siempre le dan la importancia suficiente al envío correcto de los emails. Asegurate de insistir en este punto para mejorar la seguridad y la entrega de tus correos.

Si utilizás un software especializado para generar y enviar presupuestos, asegurate de que ese software también esté autorizado en tu registro SPF y, si es posible, en DKIM. Esto permite que los correos enviados desde esa plataforma se identifiquen correctamente como legítimos y eviten ser marcados como spam. Consultá con el soporte técnico de ese software o con tu proveedor de IT para hacer esta configuración.

5. Cuidá el formato y evita los archivos adjuntos pesados

El formato de tus emails también importa. Usá un formato limpio, con un diseño sencillo y sin exceso de imágenes o gráficos, ya que los correos muy cargados visualmente suelen ser detectados como posibles spam. Además, evitá adjuntar archivos pesados en tus emails, ya que algunos filtros de correo pueden clasificarlos como sospechosos. Si necesitás enviar un archivo adjunto, asegurate de que no sea demasiado grande o considerá incluir un enlace de descarga seguro en su lugar.

6. Pedí a tus clientes que agreguen tu correo a su lista de contactos

Una manera simple de reducir la posibilidad de que tus emails terminen en spam es pedirle a tus clientes que te agreguen a su lista de contactos o a su lista de remitentes seguros. Esto puede ser una pequeña recomendación en el cuerpo del email o una solicitud rápida después de enviar el primer presupuesto.

7. Probrá el envío antes de hacerlo definitivo

Para asegurarte de que el email no tenga problemas, es una buena práctica probarlo antes de enviarlo a clientes importantes. Herramientas como Mail Tester o GlockApps permiten realizar un análisis de tu email y detectar problemas que puedan estar afectando su entrega, así como evaluar el puntaje de spam.

8. Revisá y limpiá tu lista de contactos

Si envías correos regularmente a una lista de contactos y algunos de estos emails son incorrectos o están inactivos, esto puede afectar la reputación de tu dominio y aumentar las probabilidades de que tus correos sean clasificados como spam. Hacé una limpieza periódica de tu lista de contactos y asegurate de que solo contenga emails válidos y activos.

Asegurá la correcta entrega de tus emails

Que tus correos de presupuestos no lleguen a la bandeja de entrada de tus clientes puede ser frustrante y afectar tus ventas. Con un dominio profesional, configuraciones de autenticación adecuadas, y buenas prácticas de contenido y formato, podés mejorar significativamente tus probabilidades de que tus emails lleguen correctamente. Si implementás estas medidas, estarás un paso adelante para que tus presupuestos siempre sean vistos y considerados por tus clientes.