Si sos dueño de una PyME, hay muchas chances de que esta situación te resulte familiar:
“Preguntale a Fabián, él tiene la planilla.”
“No toques nada, que se rompe.”
“Ese Excel es delicado, hacé una copia antes de cambiar algo.”
Durante años, muchas empresas crecieron a base de planillas. Son prácticas, flexibles, económicas… pero también frágiles.
Y cuando solo una persona sabe cómo funciona ese Excel clave, tu negocio queda expuesto.
En este artículo te cuento por qué ese riesgo no es menor y cómo podés dar el siguiente paso para ordenarte sin perder el control (ni tu tiempo).
Cuando una planilla se vuelve el cuello de botella de tu empresa
No se trata de demonizar a las planillas. Excel es una excelente herramienta de trabajo: permite organizar información, hacer análisis rápidos y resolver tareas puntuales del día a día.
Pero cuando se quiere usar para todo, sin límites, y encima nadie más la entiende del todo, se transforma en un freno más que en una solución.
El problema aparece cuando:
- La información está tan embebida en fórmulas ocultas y pestañas duplicadas que solo una persona sabe cómo usarlas.
- No hay historial de cambios ni trazabilidad real.
- Si esa persona se va (o se toma vacaciones), el resto queda paralizado.
- Se pierden datos, o peor: se toman decisiones basadas en cifras desactualizadas.
Cuando eso pasa, dejás de tener un sistema y pasás a tener un cuello de botella.
¿Y entonces? ¿Tiro todo y empiezo de cero?
No. Tampoco se trata de ir al otro extremo.
Lo que sí necesitás es un sistema que puedas entender y controlar vos, pero que no dependa exclusivamente de vos.
Y sobre todo, que sea claro para el equipo y esté adaptado a la forma en que tu empresa realmente trabaja.
Esto no significa implementar un ERP gigante. Significa armar una solución que ordene la información crítica, que permita trabajar en equipo sin depender de atajos, y que crezca junto a tu negocio.
¿Cómo dar el siguiente paso?
Te recomiendo empezar por algo simple:
- Detectá las planillas sensibles: ¿cuáles son esas que, si desaparecen, nadie sabe por dónde empezar?
- Revisá su función real: ¿están haciendo de sistema de ventas? ¿de CRM? ¿de agenda de cobranzas?
- Evaluá reemplazarlas por un sistema a medida: uno que conserve lo útil de esas planillas, pero que permita delegar sin miedo y crecer sin sobresaltos.
En Software Pymes nos especializamos en convertir esos “Excels mágicos” en sistemas reales.
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⚠️ No esperes a que falle: anticipate
Mientras todo funciona, parece que no hay urgencia. Pero el día que esa persona no está o que la planilla se rompe, los problemas se multiplican.
Ordenar la información y convertir esas planillas en sistemas es una forma de profesionalizar tu empresa sin volverte esclavo de la tecnología.
Y de paso, recuperar algo que hoy seguro te falta: tiempo para pensar en el crecimiento.
¿Querés ver cómo podría funcionar en tu empresa?
Contanos qué estás necesitando.
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