Cuando alguien deja tu pyme, el trámite no termina con la despedida ni con la entrega de la notebook. Hay un paso crítico que muchas empresas pasan por alto: cerrar todos los accesos digitales (sistemas, correos, apps en la nube, etc.).
Riesgos reales que vimos de cerca
En proyectos de soporte nos encontramos más de una vez con casos como estos:
- Fugas de información silenciosas durante meses (a veces años) sin que la pyme lo notara: bases de clientes descargadas a un Drive personal o presupuestos reenviados a la competencia.
- Ex empleados que se fueron en buenos términos y, sin que la empresa lo supiera, volvieron a ingresar al sistema y modificaron datos de forma intencional, generando errores que afectaron la operación diaria. Al tratarse de personas de confianza, la sorpresa fue mayor y el daño, inesperado.
Casos en los que un colaborador obtuvo copias de correos y documentos para utilizarlos luego en una demanda laboral, complicando la defensa de la empresa.
¿Por qué pasa tan seguido en las pymes?
- Falta de un listado claro de todas las herramientas y cuentas que usa cada persona.
- Contraseñas compartidas para “ahorrar tiempo”.
- Confiar en que “no va a hacer nada malo”.
- Dueños sobrecargados que, al despedir cordialmente a alguien de confianza, sienten culpa o vergüenza de pedir a otro empleado que corte sus accesos.
Checklist práctico para cerrar accesos cuando alguien se va
Etapa 1: acción inmediata
- Deshabilitá el acceso o cambiá la contraseña de los sistemas que usaba con frecuencia. Hacelo apenas se confirma su salida.
- Si usaba herramientas instaladas en dispositivos personales, revocá el acceso desde el panel de administración.
Etapa 2: revisión completa
- Listá todos los sistemas y herramientas a los que esa persona tenía acceso (sistemas internos, Drive, Dropbox, CRM, ERP, redes sociales, etc.).
- Pedile a otro miembro del equipo que te ayude a identificar a qué accedía. A veces el dueño no tiene visibilidad completa.
- Cambiá contraseñas o deshablitá usuarios uno por uno, según el acceso que tenía.
- Reasigná tareas pendientes y asegurate de que estén registradas en tu sistema de seguimiento.
- Contactá a tu proveedor o soporte IT si tenés dudas sobre algún acceso.
- Documentá todo el proceso para repetirlo fácilmente la próxima vez.
Evitá que una despedida se convierta en un problema
Cerrar los accesos de quien ya no trabaja con vos no es desconfiar: es cuidar tu negocio y la información de tus clientes. Igual que cambiarías la cerradura si alguien se lleva la llave de la oficina, revocar usuarios y contraseñas es una medida básica de seguridad.
Si querés revisar cómo estás manejando esto hoy o armar un proceso ordenado para futuras salidas, contactanos.
