Uno de los miedos más comunes a la hora de encarar el desarrollo de un sistema a medida es: ¿Lo van a saber usar? Es lógico. Si tu equipo no se adapta, todo el esfuerzo puede irse por la borda. Pero lo cierto es que un sistema a medida bien hecho no solo puede ser fácil de usar, sino que incluso puede hacerle más fácil la vida a todos en tu empresa.

¿Por qué a veces los sistemas generan rechazo?

Muchos dueños de PyMEs han vivido malas experiencias con sistemas enlatados: pantallas complicadas, pasos innecesarios, lenguaje técnico que nadie entiende, o funciones que no sirven para su negocio. Eso genera frustración, errores, y hace que el equipo vuelva al Excel o a la libreta. El problema no es la tecnología, es la falta de adaptación.

Claves para una adopción exitosa

1. Que el sistema se adapte al circuito real de tu empresa

La gran ventaja de un sistema a medida es que puede replicar la forma real en que trabajan ustedes, sin obligarlos a cambiar por completo su metodología. Si tu equipo hace las cosas de una manera específica, el sistema tiene que acompañar eso. No al revés.

2. Usar el mismo lenguaje que usa tu equipo

Olvidate de tecnicismos. Las palabras, los botones, los campos… todo debe estar nombrado como lo llaman ustedes en el día a día. Si el sistema dice “cliente potencial” pero todos en tu empresa lo llaman “consulta”, lo ideal es que diga “consulta”.

3. Interfaz sencilla, sin funciones de más

Un sistema no tiene que tener mil cosas, tiene que tener lo justo y necesario para que tu equipo trabaje cómodo. Cuanto más simple y clara es la interfaz, más fácil será adoptarlo. No subestimes el poder de la claridad.

4. Involucrar al equipo desde el principio

Muchos cometen el error de hacer el sistema solo con el dueño o el encargado, y luego tirarlo al equipo para que lo use. Error. Involucrá a quienes realmente lo van a usar: administrativos, vendedores, técnicos. Ellos tienen mucho para aportar y van a sentirse parte.

5. Capacitación práctica y acompañamiento

No se trata de dar un manual y que se las arreglen. Una buena capacitación, clara, con ejemplos reales, y soporte en los primeros días hace toda la diferencia. La adopción no termina el día que se instala el sistema.
Y lo más importante: cuando el sistema está bien diseñado, la capacitación que se necesita es mínima. Todo fluye de forma natural.

6. Elegir un proveedor que te escuche (de verdad)

Como dueño o encargado del proyecto, tu rol no es saber de tecnología, sino asegurarte de elegir a alguien que sepa entender tu negocio. El proveedor que contrates debe hacer las preguntas correctas, escuchar cómo trabajan ustedes, y meterse en su lógica diaria.
Solo así va a poder diseñar un sistema realmente simple y útil para tu equipo. Si el proveedor no te entiende, es probable que tu equipo tampoco entienda el sistema.

Conclusión: que lo usen con ganas, no por obligación

Si estás pensando en dar el salto a un sistema a medida, no te enfoques solo en las funciones que querés. Pensá también en la experiencia de uso de tu equipo. Involucralos, escuchalos, y asegurate de que la herramienta esté diseñada para ellos. Porque un sistema útil no es el que “se puede usar”. Es el que se quiere usar.

En Software Pymes desarrollamos sistemas a medida justamente con esta filosofía: entendiendo tu negocio y a tu equipo. Si eso es lo que estás buscando, no dudes en contactarnos.